Städning i BRF – pris, avtal och upphandling

Styrelsen bör utgå från den faktiska belastningen på fastigheten och följa upp resultatet efter att avtalet har börjat gälla.

Trappstädning – en central del av städavtalet

Trapphus och entréer är några av fastighetens mest använda gemensamma ytor. Smuts, grus och annan nedsmutsning blir snabbt synlig och kan påverka helhetsintrycket av fastigheten.

Vid upphandling av trappstädning bör styrelsen därför tydligt ange vilka delar som ska städas, hur ofta arbetet ska utföras och vilka moment som ingår.

Det kan exempelvis handla om dammsugning, våttorkning, rengöring av trappor, avtorkning av ledstänger, rengöring av entréytor och hissar samt hantering av mindre mängder skräp.

Städning av gemensamma utrymmen

Utöver trapphus kan föreningen ha flera andra utrymmen som behöver städas. Vilka som ska ingå bör bedömas utifrån hur de används och hur ofta de behöver rengöras.

• Tvättstugor
• Cykelrum
• Barnvagnsrum
• Källargångar
• Förrådsgångar
• Föreningslokaler
• Övernattningsrum
• Gemensamma toaletter
• Garage och andra teknikutrymmen

För vissa ytor kan löpande städning vara motiverad, medan andra kan hanteras genom periodiska insatser.

Vad bör ett städavtal innehålla?

Ett tydligt avtal gör det lättare att följa upp tjänsten och minskar risken för olika uppfattningar om vad som ingår. Följande delar bör vara tydliga.

Omfattning

Ange vilka byggnader, trapphus och gemensamma utrymmen som omfattas av avtalet.

Städfrekvens

Beskriv hur ofta respektive yta ska städas. Olika delar av fastigheten kan ha olika intervall.

Arbetsmoment

Specificera vilka moment som ska utföras, exempelvis dammsugning, våttorkning, avtorkning och rengöring av hissar.

Städmaterial och utrustning

Det bör framgå om städföretaget tillhandahåller material och utrustning eller om något ska tillhandahållas av föreningen.

Tilläggstjänster

Fönsterputs, storstädning, garagestädning och andra arbeten bör redovisas separat så att styrelsen vet vad som ingår i den löpande kostnaden.

Pris och prisjustering

Avtalet bör tydligt ange priset och hur eventuella framtida prisjusteringar får göras.

Uppföljning

Det är en fördel att redan från början ha en tydlig rutin för kvalitetskontroll och hantering av synpunkter eller återkommande brister.

Så jämför ni offerter från städföretag

Det lägsta priset är inte nödvändigtvis det mest ekonomiska alternativet. En billigare offert kan exempelvis omfatta färre städtillfällen, färre ytor eller färre arbetsmoment.

För att jämförelsen ska bli rättvis bör samma krav och underlag skickas till samtliga företag.

Styrelsen bör framför allt jämföra:

• Vilka ytor som omfattas
• Vilka arbetsmoment som ingår
• Städfrekvensen
• Vad som ingår i månadspriset
• Priser för tilläggstjänster
• Städmaterial och utrustning
• Avtalstid och uppsägningstid
• Villkor för prisjustering
• Hur kvalitetskontroll och reklamationer hanteras

En enkel och tydlig kravspecifikation gör det betydligt lättare att jämföra alternativen på lika villkor.

Fönsterputs och andra tilläggstjänster

Alla städbehov behöver inte ligga i samma löpande avtal. Vissa arbeten kan vara mer lämpliga att beställa separat eller utföra med längre intervall.

Vanliga exempel är:

• Fönsterputsning
• Storstädning
• Garagestädning
• Byggstädning efter renovering
• Extra städning efter exempelvis entreprenadarbeten

Genom att skilja den löpande städningen från periodiska insatser blir kostnadsbilden tydligare och föreningen kan enklare anpassa servicen efter behov.

När är det dags att byta städföretag?

Ett byte kan vara aktuellt om föreningen återkommande får problem med kvaliteten, om avtalets omfattning inte längre motsvarar behovet eller om priset har utvecklats på ett sätt som gör att föreningen vill jämföra marknaden.

Innan styrelsen byter leverantör bör det befintliga avtalet kontrolleras. Särskilt viktigt är att se över avtalstid, uppsägningstid, prisjusteringar och eventuella särskilda villkor.

Om föreningen upplever kvalitetsproblem är det också värdefullt att dokumentera vilka brister som finns. Det ger ett bättre underlag både vid dialogen med nuvarande leverantör och vid en eventuell ny upphandling.

Checklista inför upphandling av städning

Innan ni begär in offerter är det bra att samla den information som städföretagen behöver för att kunna lämna jämförbara priser.

• Antal byggnader och trapphus
• Antal våningar
• Antal hissar
• Gemensamma utrymmen som ska städas
• Önskad städfrekvens
• Eventuella särskilda städbehov
• Önskade tilläggstjänster
• Nuvarande avtal och kostnad, om sådan finns
• Önskad avtalsperiod

Ju tydligare underlag städföretagen får, desto bättre förutsättningar finns för att jämföra offerterna på ett rättvist sätt.

Städning i BRF – vad är viktigast?

En väl fungerande städtjänst bygger på en rimlig ambitionsnivå, tydliga krav och regelbunden uppföljning. För styrelsen är det därför klokt att se till helheten i stället för att enbart fokusera på månadspriset.

Rätt städfrekvens, tydlig omfattning och ett genomarbetat avtal ger bättre förutsättningar för en stabil kostnad och en jämn kvalitet över tid.

Jämför alternativ för städning i BRF

Behöver föreningen upphandla städning eller jämföra nuvarande avtal med andra alternativ? Beskriv föreningens behov och få möjlighet att jämföra relevanta företag och erbjudanden.

Begär pris på städning för er förening och jämför alternativ.