Fallgropar vid takbyte i BRF: Checklista för styrelsen

Ett takbyte eller en större takåtgärd är en av bostadsrättsföreningens mest kapitalkrävande investeringar och innebär både tekniska, ekonomiska och juridiska överväganden. Den tekniska lösningen är central, men utfallet påverkas i hög grad av hur beslutsunderlag, förfrågningshandlingar och upphandling är utformade.

Denna artikel behandlar upphandling av takbyte i bostadsrättsförening ur ett styrelse- och beställarperspektiv, med fokus på riskminimering, ansvarsfördelning och hur jämförbara anbud skapas inför beslut.

Vid upphandling av takbyte i en bostadsrättsförening bör styrelsen säkerställa att åtgärdens omfattning är tydligt definierad, att gränsdragningar mot angränsande byggnadsdelar är klara samt att offerterna bygger på jämförbara förutsättningar. Ett strukturerat förfrågningsunderlag minskar risken för tilläggsarbeten, otydligt ansvar och svårigheter vid utvärdering av anbud. Genom att tydliggöra ansvar, entreprenadform och kvalitetskrav skapas bättre förutsättningar för ett förutsägbart genomförande.

Hur upphandling påverkar kostnad, risk och kvalitet vid takbyte

I praktiken uppstår många av de problem som förknippas med takprojekt inte under själva utförandet, utan tidigare i processen. Otydliga krav, bristande gränsdragningar och ofullständiga underlag leder ofta till svårjämförliga offerter, tilläggsarbeten och oklar ansvarsfördelning. Ett strukturerat angreppssätt i upphandlingen minskar dessa risker avsevärt.

1. Fastställ åtgärdsbehovet innan upphandling påbörjas

En vanlig orsak till bristfälliga anbud är att upphandlingen inleds innan föreningen har tagit ställning till åtgärdens omfattning. När behovet inte är tillräckligt definierat tvingas entreprenörer göra egna antaganden, vilket leder till att anbuden inte avser samma sak.

• Klargör om behovet avser underhåll, renovering eller ett fullständigt takbyte.
• Bedöm om extern teknisk bedömning eller besiktning behövs som beslutsunderlag.
• Sammanställ kända brister, tidigare skador, återkommande läckage och iakttagelser från drift och tillsyn.

Målet för styrelsen är att kunna beskriva behovet i termer av funktion, risk och prioritet – inte enbart i generella formuleringar.

2. Otydliga gränsdragningar leder ofta till tilläggsarbeten

Takåtgärder påverkar i regel flera angränsande byggnadsdelar. Om dessa inte tydligt omfattas av förfrågningsunderlaget uppstår ofta diskussioner om ansvar, vilket kan leda till oförutsedda kostnader.

Exempel på delar som bör vara tydligt reglerade:

• Avvattning: hängrännor, stuprör, rensning, anslutningar och eventuella byten.
• Takdetaljer: plåtarbeten, genomföringar, taksäkerhet, snörasskydd och stegar.
• Anslutningar mot fasad och vind: tätningar, vindskivor, takfot och underlag.
• Ställning och skydd: väderskydd, skydd av gårdsmiljö och logistik.
• Avfallshantering: bortforsling, sortering, container och slutstädning.

Rekommendation: ange tydligt vad som ingår respektive inte ingår, gärna i en särskild sammanställning som alla anbud ska förhålla sig till.

3. Säkerställ att offerterna bygger på mätbar omfattning

Offerter som saknar tydlig redovisning av omfattning är svåra att jämföra och ökar risken för senare justeringar. För styrelsen är det avgörande att förstå vad priset faktiskt baseras på.

• Kräv redovisning av takyta eller annan relevant beräkningsgrund.
• Efterfråga tydlig specifikation av material och tekniska system.
• Begär att eventuella förutsättningar eller reservationer redovisas öppet.

Om entreprenören reserverar sig för osäkerheter bör dessa beskrivas med tydlig konsekvens, gärna med angiven kostnad eller åtgärdsprincip.

4. Välj entreprenadform med hänsyn till risk och intern kapacitet

Entreprenadformen påverkar både ansvarsfördelning och styrelsens arbetsinsats. En delad entreprenad kan innebära lägre pris, men ställer högre krav på samordning och tydliga gränsdragningar. En totalentreprenad innebär större ansvar för entreprenören, men kräver samtidigt ett tydligt program och uppföljning.

• Bedöm föreningens möjlighet att samordna flera aktörer.
• Klargör vem som ansvarar för projektering, dimensionering och kontroll.
• Säkerställ att vald entreprenadform motsvarar föreningens organisatoriska förutsättningar.

5. Jämför garantier och ansvar på rätt nivå

Begreppet garanti används ofta utan närmare förklaring. För styrelsen är det viktigt att skilja mellan materialgaranti från tillverkare och utförandegaranti från entreprenör.

• Kräv separat redovisning av material- och utförandegaranti.
• Klargör garantitid, omfattning och eventuella undantag.
• Ställ krav på dokumenterad egenkontroll och fotodokumentation.

6. Tidplan och genomförande ska vara realistiska

En genomarbetad tidplan är viktig både för kostnadskontroll och boendemiljö. En alltför optimistisk tidsangivelse riskerar att leda till störningar, förlängd entreprenadtid och ökade kostnader.

• Begär en preliminär genomförandeplan med tydliga milstolpar.
• Ställ krav på information och avisering till boende.
• Reglera hantering av väderberoende moment och eventuellt väderskydd.

7. Förbered en jämförelsemall innan offerterna tas in

För att undvika att priset ensamt styr beslutet bör styrelsen ta fram en jämförelsemall innan anbuden kommer in. Detta möjliggör en mer strukturerad och saklig utvärdering.

• Omfattning och avgränsningar
• Material och tekniska system
• Utförande och kvalitetskontroll
• Entreprenadform och ansvar
• Tidplan och arbetsmiljö
• Garantier och villkor
• Risker, reservationer och hantering av ändrings- och tilläggsarbeten
• Prisstruktur och betalningsplan

8. Säkerställ kontraktsram innan arbetet påbörjas

En offert utgör i regel inte ett fullständigt entreprenadkontrakt. Innan arbetet startar bör föreningen säkerställa att avtal, ansvar och ersättningsformer är tydligt reglerade.

• Fastställ betalningsplan kopplad till uppnådda milstolpar.
• Reglera hur ändrings- och tilläggsarbeten beställs och godkänns.
• Säkerställ plan för besiktning och godkännande av leverans.
• Kräv relationshandlingar och underhållsdokumentation vid avslut.

Sammanfattande checklista för styrelsen

• Åtgärdsbehov och omfattning är tydligt definierade.
• Gränsdragningar mot angränsande byggnadsdelar är klara.
• Offerter baseras på mätbar och jämförbar omfattning.
• Entreprenadform är vald med hänsyn till risk och intern kapacitet.
• Garantier och ansvar är korrekt specificerade.
• Tidplan och boendekommunikation är reglerade.
• Jämförelsemall finns framtagen innan beslut.
• Avtalsram och ÄTA-hantering är fastställda.

Nästa steg i beslutsprocessen

När styrelsen har ett tydligt beslutsunderlag blir det enklare att värdera alternativ och fatta välgrundade beslut. På Brfpris kan föreningen ta nästa steg genom att fördjupa sig i hur takbyte genomförs, vilka kostnadsfaktorer som påverkar projektet och hur prisunderlag kan jämföras på ett strukturerat sätt.

Läs mer om hur takbyte genomförs i bostadsrättsförening | Se kostnadsbild och prisfaktorer för takprojekt | Läs om besiktning som beslutsunderlag | Begär prisunderlag för takbyte