Ett fönsterbyte är en långsiktig investering som påverkar fastighetens klimatskal, inomhusmiljö, energianvändning och framtida underhåll. När styrelsen jämför offerter är uppgiften inte att identifiera det lägsta priset, utan att säkerställa att beslutsunderlaget är sakligt, jämförbart och möjligt att förankra samt protokollföra.
Denna genomgång är framtagen för styrelser i bostadsrättsföreningar och beskriver hur offertjämförelse vid fönsterbyte bör genomföras för att minska risken för felaktiga beslut, oförutsedda kostnader och otydliga ansvarsförhållanden.
För en övergripande bild av kostnadsnivåer kan styrelsen även ta del av information om pris för fönsterbyte i BRF samt om fönsterbesiktning och genomförande av fönsterbyte.
Varför offerter på fönsterbyte sällan är direkt jämförbara
Skillnader i pris mellan offerter beror i regel inte på leverantörernas prissättning i sig, utan på skillnader i omfattning, tekniska val, arbetsmetod, logistik och ansvarsfördelning. Två offerter kan därmed avse väsentligt olika åtaganden trots att de rubriceras på samma sätt.
Vanliga orsaker till att offerter inte är jämförbara är otydlig gränsdragning för ställning och etablering, invändig återställning, plåtarbeten, tätning och anslutningar, boendeskydd, avfallshantering samt efterkontroller och dokumentation.
Underlag som bör finnas innan offerter begärs in
En tydlig och genomarbetad offertförfrågan är en förutsättning för att styrelsen ska kunna jämföra anbud på ett strukturerat sätt och för att projektet ska få en förutsägbar ekonomi.
Nulägesbild och åtgärdsnivå
Om föreningen är osäker på om åtgärden ska utgöras av justering, renovering eller fullständigt byte av fönster bör detta klarläggas innan offertförfrågan skickas ut. Vid större projekt är en oberoende teknisk genomgång ofta motiverad för att definiera rätt åtgärdsnivå och omfattning.
Omfattning och gränsdragning
Offertförfrågan bör tydligt ange antal fönsterenheter, åtkomlighet och särskilda förutsättningar såsom innergårdar, behov av lift eller ställning samt begränsad framkomlighet. Följande delar bör uttryckligen anges som ingående eller ej:
- ställning, etablering och skyddsåtgärder,
- invändig återställning av smygar, foder, fogar och eventuell målning,
- plåtarbeten såsom bleck och anslutningar,
- avfallshantering och bortforsling,
- städning och boendeskydd under entreprenaden,
- dokumentation, egenkontroller och efterbesiktning.
Projektadministrativa förutsättningar
Styrelsen bör även ange övergripande administrativa ramar, exempelvis önskad entreprenadform, tillämpning av standardavtal samt hur ändringar och tilläggsarbeten ska hanteras och beslutas. Detta minskar risken för oklarheter och tvister under genomförandet.
Metod för att jämföra offerter
1. Säkerställ likvärdig omfattning
Jämförelsen ska inledas med att kontrollera att samtliga offerter avser samma omfattning. Eventuella avvikelser eller utelämnade delar bör förtydligas skriftligt innan pris jämförs. En offert som är lägre men samtidigt utesluter vissa moment är inte nödvändigtvis mer kostnadseffektiv.
2. Jämför tekniska val och funktion
Tekniska lösningar bör bedömas utifrån fastighetens faktiska behov snarare än generella produktargument. Relevanta jämförelsepunkter är bland annat energiprestanda, ljudreduktion, materialval, glasuppbyggnad och monteringsprinciper.
3. Bedöm genomförande och boendepåverkan
Kvaliteten i ett fönsterprojekt avgörs i stor utsträckning av genomförandet. Styrelsen bör därför granska hur entreprenören planerar arbetet i flerbostadshus, inklusive tidsplan per trapphus, rutiner för avisering, tillträde, skyddsåtgärder och hantering av avvikelser.
4. Granska ansvar, garantier och service
Offerten ska tydligt ange ansvarsfördelning och garantitider. Det bör framgå vad som omfattas av produktgaranti respektive utförandegaranti, hur serviceärenden hanteras samt vilka responstider som gäller vid eventuella fel.
Vanliga kostnadsfällor i fönsterofferter
Följande punkter är vanliga orsaker till tillkommande kostnader om de inte hanteras tydligt i förväg:
- ställning och etablering som inte är fullt inkluderade,
- invändig återställning som anges som tillägg,
- plåtarbeten och anslutningar utan fast pris,
- avfallshantering som saknar omfattningsbeskrivning,
- måttavvikelser som debiteras löpande utan kostnadstak,
- hantering av rötskador eller fuktskador utan definierad åtgärdsprincip.
Checklista inför beslut
Innan styrelsen fattar beslut bör följande vara skriftligt reglerat i offerten:
- fast pris för definierad omfattning eller tydliga rörliga delar med tak,
- specificerad produkt och teknisk prestanda,
- beskrivning av montage och tätning,
- ingående och undantagna arbeten,
- tidsplan och genomförandeupplägg,
- garantier och ansvarstider,
- betalplan kopplad till kontrollpunkter,
- hantering av ändringar och tilläggsarbeten.
Nästa steg efter offertjämförelsen
När styrelsen har jämförbara offerter och ett dokumenterat beslutsunderlag kan nästa steg vara att fördjupa kostnadsbilden eller gå vidare med upphandling. För ytterligare vägledning finns samlingssidor om pris för fönsterbyte och genomförande av fönsterbyte i BRF.
Begär jämförbara offerter via Brfpris
Brfpris hjälper bostadsrättsföreningar att ta fram tydligare underlag och att komma i kontakt med företag som har dokumenterad erfarenhet av arbete i flerbostadshus. Syftet är att minska tolkningsutrymme i offerter och underlätta en saklig och spårbar beslutsprocess.
Brfpris som stöd i styrelsens arbete med fönsterfrågor
Brfpris fungerar som ett samordnande stöd när föreningen står inför beslut om fönsteråtgärder. I stället för att utgå från enskilda produktförslag hjälper vi styrelsen att få överblick över fastighetens förutsättningar och att strukturera frågeställningarna inför kommande beslut. Genom detta arbetssätt blir det tydligare vilka alternativ som är tekniskt, ekonomiskt och förvaltningsmässigt rimliga för just er byggnad.
Genom att tidigt skapa tydligare ramar för omfattning och krav minskar risken för missförstånd och svårjämförbara offerter. Styrelsen får därmed ett mer sammanhållet beslutsunderlag och kan föra dialog med leverantörer utifrån gemensamma utgångspunkter, utan att behöva driva hela processen på egen hand.
Nästa steg i processen
För en övergripande genomgång av kostnadsnivåer och alternativ kan ni ta del av information om fönsterpriser samt en orientering kring olika typer av fönster.
Om styrelsen önskar stöd i att formulera sina utgångspunkter och bli kontaktad av företag med dokumenterad erfarenhet av arbete i bostadsrättsföreningar kan en förfrågan lämnas via Begär pris för fönster.
För en samlad översikt med alla artiklar och vägledningar om inglasning, besök vår kunskapssida.
