1. Ofullständiga mått och bristfälliga ritningsunderlag
I många äldre fastigheter saknas uppdaterade ritningar eller exakta mått på befintliga entrépartier. Det leder ofta till:
- offerter som inte går att jämföra eftersom leverantörerna utgår från olika förutsättningar
- kompletteringskrav och omtag i projekteringen
- risk för tekniska avvikelser vid montage, till exempel felaktig anslutning mot fasad eller golv
En noggrann uppmätning bör ingå tidigt i processen och utföras på plats av leverantör eller annan sakkunnig. För styrelsen är det viktigt att säkerställa att måttsättning, öppningsmått, karmdjup och anslutningar mot fasad dokumenteras skriftligt och bifogas till upphandlingsunderlaget.
2. Otydliga krav från kommunen och stadsbyggnadskontoret
Även i fastigheter som inte är formellt kulturklassade kan kommunen ha synpunkter på hur entrépartier i äldre miljöer får förändras. Vanliga situationer är:
- krav på att färgsättning, material och profilering ska harmonisera med befintlig bebyggelse
- krav på att bibehålla vissa arkitektoniska drag, till exempel spröjsindelning eller spegelindelning
- behov av bygglov eller anmälan vid ändrat fasaduttryck
En tidig dialog med kommunens handläggare minskar risken för avslag, förseningar eller krav på omprojektering. Styrelsen bör säkerställa att det är klarlagt om portbytet är bygglovspliktigt, om antikvarisk medverkan är aktuell och vilka skriftliga underlag kommunen efterfrågar.
3. Brand- och säkerhetskrav som inte är fastställda i förväg
Portar i flerbostadshus omfattas av moderna krav på både brandskydd och inbrottsskydd. Om dessa krav inte definieras tydligt i underlaget riskerar föreningen att få:
- lösningar som inte uppfyller gällande regelverk
- efterjusteringar och tilläggsarbeten (ÄTA) under entreprenaden
- svårigheter att bedöma om leveransen motsvarar beställningen
Styrelsen bör, gärna tillsammans med sakkunnig, klarlägga vilken brandklass som är relevant (till exempel EI30–EI60) och vilket inbrottsskydd som krävs (exempelvis RC2 eller RC3). Kraven ska framgå skriftligt i förfrågningsunderlaget så att leverantörerna räknar på samma nivå.
4. Passersystem och teknik utan samordning
Portbyte och passersystem hanteras ofta som separata frågor, vilket kan leda till onödigt komplicerade lösningar. Typiska konsekvenser är:
- synliga kabeldragningar och montage som påverkar entrépartiets utseende
- felplacerade läsare, porttelefoner eller knappsatser
- oklar ansvarsfördelning mellan portleverantör och leverantör av passersystem
Styrelsen behöver ta ställning till om passersystem och porttelefon ska ingå i samma entreprenad som portbytet eller upphandlas som separata delprojekt. Oavsett upplägg bör gränsdragning mellan disciplinerna dokumenteras i underlaget, både tekniskt och avtalsmässigt.
5. Orealistiska tidplaner och brist på tillstånd
Portar i äldre fastigheter är ofta specialtillverkade projekt med längre leveranstider. Samtidigt kan bygglov, antikvarisk prövning eller interna beslut i föreningen ta längre tid än förväntat. Vanliga problem är:
- beställning av portar innan bygglov eller klartecken från kommunen är på plats
- för kort tid avsatt för projektering och samordning av teknik
- bristande information till boende om tidplan, störningar och tillträde
En realistisk tidplan bör omfatta projektering, eventuella myndighetsbeslut, produktion, montage och slutbesiktning. Styrelsen behöver säkerställa att leverantören redovisar rimliga leveranstider och att dessa knyts till avtalade milstolpar.
6. Kostnadsfrågor, entreprenadform och ansvar
Kostnaden för portbyte i äldre flerbostadshus påverkas bland annat av materialval, detaljnivå, brand- och säkerhetsklass samt behov av specialanpassning. Minst lika viktigt är hur entreprenaden struktureras juridiskt. Vanliga brister är:
- offerter som inte specificerar vad som ingår respektive inte ingår
- oklar entreprenadform (till exempel totalentreprenad enligt ABT 06 eller utförandeentreprenad enligt AB 04)
- bristande reglering av ÄTA-arbeten, garantier och egenkontroll
För att styrelsen ska kunna fatta ett välgrundat beslut behöver upphandlingsunderlaget ange:
- vilken entreprenadform som ska tillämpas
- vilka standardavtal eller villkor som gäller
- krav på dokumentation, egenkontroller och garantier
Det är ofta motiverat att låta en extern projektledare eller sakkunnig hjälpa till med kravställning och genomgång av inkomna anbud, särskilt i projekt med hög kostnadsnivå eller komplexa tekniska krav.
7. Juridik, beslutsordning och information i föreningen
Styrelsen ansvarar för att föreningens hus hålls i gott skick och att underhåll utförs på ett fackmässigt sätt enligt lag och stadgar. Ett portbyte i ett äldre flerbostadshus är normalt att betrakta som en större underhålls- eller förbättringsåtgärd. Följande aspekter bör beaktas:
- om åtgärden ryms inom styrelsens mandat eller om den kräver stämmobeslut enligt stadgarna
- att beslut dokumenteras tydligt i styrelseprotokoll, inklusive motiv och kostnadsbedömning
- att medlemmarna informeras om projektets omfattning, tidplan och eventuella störningar
Ett strukturerat arbetssätt minskar risken för efterföljande tvister, ifrågasättanden eller krav på omprövning. I mer komplexa projekt kan det vara lämpligt att komplettera med juridisk rådgivning inför avtalstecknande.
8. Rekommenderat arbetssätt för styrelsen
För att minska risken för felsteg och omtag i portprojekt rekommenderas att styrelsen:
- fastställer vilka tekniska krav som gäller avseende brand, inbrottsskydd, tillgänglighet och energiprestanda
- samlar foton, beskrivningar och eventuella äldre ritningar av befintliga entrépartier
- säkerställer noggrann måttsättning och dokumenterar måtten skriftligt
- klarlägger behov av bygglov, anmälan eller antikvarisk medverkan
- avgör hur passersystem, porttelefon och annan teknik ska samordnas med portbytet
- tar fram ett skriftligt underlag som alla anbudsgivare ska basera sina offerter på
- väljer entreprenadform och avtalsvillkor innan avtal tecknas
Genom att lägga tid på ett genomarbetat underlag får föreningen mer jämförbara offerter, tydligare avtalsrelationer och en högre sannolikhet att slutresultatet motsvarar både tekniska krav och de boendes förväntningar.
9. Nästa steg – fördjupning och rådgivning
Vill ni få en tydligare bild av kostnaderna för portprojekt i föreningen finns orienterande prisnivåer på sidan Portbyte i BRF – pris och kostnader. För fastigheter med kulturhistoriska värden finns en särskild genomgång på sidan Kulturportar för BRF med fokus på bevarandekrav och speciallösningar.
För en övergripande översikt av olika portlösningar och tekniska frågeställningar kan ni besöka översikten för portar. När styrelsen vill gå vidare med ett konkret projekt kan ni skicka in ett underlag via funktionen Begär pris för att få kontakt med leverantörer som arbetar med portbyte i flerbostadshus.
Brfpris ger styrelsen en tryggare väg genom portprojekt i äldre flerbostadshus
Med Brfpris får styrelsen ett strukturerat underlag för hela processen vid portbyte i äldre fastigheter. Vi tydliggör vilka tekniska krav som gäller, vilka handlingar som behöver tas fram och hur offerter bör jämföras för att undvika omtag och fördyringar. Genom att samla saklig information om bygglov, brand- och säkerhetsklass, materialval och projektering skapas en mer förutsägbar och kontrollerad beslutsprocess.
Boka rådgivning eller läs vidare
Gå vidare till översikten för portar för att få en samlad bild av vanliga frågor i portprojekt, eller fördjupa er på sidan kulturportar om fastigheten har bevarandevärden. När styrelsen vill ta nästa steg kan ett underlag skickas via Begär pris för att få kontakt med leverantörer som arbetar med portbyte i flerbostadshus.
För en samlad översikt med alla artiklar och vägledningar om portar och entrépartier, besök vår kunskapssida.
